O que considerar antes de trocar o sistema do seu ponto de venda
Trocar o sistema do ponto de venda é uma decisão que reflete o amadurecimento da operação e da gestão da empresa. Normalmente, essa mudança acontece quando o sistema atual deixa de acompanhar o ritmo do negócio ou começa a gerar mais esforço do que clareza.
Para que essa transição seja bem-sucedida, alguns pontos precisam ser analisados antes de qualquer migração.
1. Identifique a raiz do problema
A troca não deve ser motivada apenas pela vontade de mudar, mas pela necessidade de resolver gargalos que impactam a operação, como falta de visibilidade do caixa, dificuldades no controle de estoque, falhas na escrituração fiscal ou limitações para integrar novas demandas do negócio.
A clareza sobre o que precisa ser resolvido protege a decisão e direciona a escolha.
2. Integração entre áreas não é opcional
O ponto de venda é onde o dinheiro entra, o estoque gira e o fiscal precisa refletir sobre a operação. Antes de trocar, é essencial observar se o novo sistema conversa com:
o estoque, garantindo baixas precisas e rastreáveis
o financeiro, permitindo conciliação e visibilidade do caixa real
o fiscal, assegurando a emissão correta dos documentos e a adaptação às mudanças tributárias
Quando esses setores trabalham com dados compartilhados e integrados, a operação se torna mais eficiente e confiável.
3. A tecnologia deve proteger, não criar novos custos
A troca do sistema precisa ser compatível com a estrutura que a empresa já possui. Um bom ERP ou PDV deve se integrar aos equipamentos existentes: como impressoras, leitores, balanças e dispositivos móveis, sem exigir substituições desnecessárias que aumentem custos sem gerar retorno proporcional.
4. Interface simples é a melhor opção
A adoção do novo sistema será tão boa quanto a experiência de quem opera. Sistemas confusos ou pouco intuitivos aumentam erros no caixa e dependência de suporte emergencial.
O ideal é que o sistema seja:
simples de operar
rápido no registro das vendas
claro nos processos internos
apoiado por treinamento e suporte estruturado
A troca deve facilitar a rotina, não burocratizar.
5. Mudanças fiscais exigem sistema vivo
Com a Reforma Tributária em transição até 2028, o Projeto de Lei nº 1087/2025 tornou-se um dos marcos dessa virada de modelo. Ele reforça que empresas precisarão trabalhar com sistemas preparados para mudanças normativas e novos tributos, como o IBS e a CBS, à medida que o cronograma for avançando.
A regra técnica pode ser gradual, mas a obrigação legal e a necessidade de adaptação interna já existem. ERPs que não se atualizam deixam a empresa vulnerável a inconsistências, erros e perda de credibilidade.
6. O suporte precisa acompanhar o tamanho da responsabilidade
O pós-venda não pode ser um caos. Entenda como o fornecedor trata:
suporte técnico
atualizações normativas
estabilidade do ambiente
7. Analise a troca como um investimento de proteção
Além do custo do software, considere:
tempo de implantação
migração de dados
adaptação da equipe
impacto na rotina fiscal e financeira
Sistemas que parecem mais baratos, mas não integram ou não se atualizam, costumam gerar perdas indiretas maiores do que a economia inicial.
8. Segurança e rastreabilidade não podem ser caixas-pretas
Empresas organizadas olham para a segurança dos dados. Verifique se o novo sistema oferece:
backups automáticos ou em nuvem
permissões de usuários
proteção de dados fiscais e financeiros
empresa consolidada no mercado
Sem isso, qualquer controle será sempre parcial.
9. A troca deve preparar a empresa para crescer, não limitar o futuro
O novo sistema deve permitir:
aumento de usuários simultâneos
expansão de módulos conforme a necessidade
integração com novos canais de venda
adequação a mudanças fiscais futuras sem paradas operacionais
Trocar para escalar com controle é diferente de trocar para apagar incêndio.
A troca do sistema do ponto de venda é estratégica quando o objetivo é:
reduzir erros
integrar áreas
garantir conformidade fiscal
acompanhar mudanças normativas
escalar a operação com segurança
tomar decisões com dados confiáveis em tempo real
O melhor momento para trocar é quando você percebe que o sistema precisa acompanhar o negócio, e não quando ele já está limitando sua operação.
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