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XML de nota: o que é?
Você já deve ter ouvido frases como:
— “Me envia o XML da nota, por favor?”
— “A contabilidade precisa do XML, não só do PDF!”
— “Sem o XML, não consigo lançar essa compra.”
Mas... afinal, o que é esse tal de XML?
E por que ele é tão importante para sua empresa, mesmo que você nem saiba como ele funciona?
Neste artigo, você vai entender:
O que é o arquivo XML de uma nota fiscal
Para que ele serve
A diferença entre XML e PDF
Como ele é usado pelo contador e pelo Fisco
O que acontece se você não guardar os XMLs corretamente
E como a ODVIX pode simplificar tudo isso para você
O que é o XML da nota fiscal?
O XML (eXtensible Markup Language) é o formato oficial da nota fiscal eletrônica. É um arquivo gerado automaticamente pelos sistemas de emissão e padronizado pelas secretarias da Fazenda para representar, de forma digital e estruturada, todos os dados fiscais da nota.
É nesse arquivo que estão:
Dados do emitente e do destinatário (CNPJ, endereço, IE)
Itens vendidos ou serviços prestados
Impostos aplicados
Valores totais
Datas e horários da operação
Informações de transporte, frete, pagamento
Chave de acesso da nota fiscal
Ou seja, o XML é a verdadeira nota fiscal eletrônica, validada pela Sefaz. Já o PDF (DANFE) é apenas uma representação gráfica desse XML — feito para leitura humana.
Qual a diferença entre XML e PDF?
Essa dúvida é muito comum.
XML é um arquivo digital, estruturado em código, que tem validade jurídica
PDF é apenas a imagem da nota, serve para conferência, impressão e acompanhamento visual
Quando você emite uma NF-e, NFC-e ou NFS-e, o que a Receita reconhece é o XML.
É esse arquivo que precisa ser armazenado e enviado para o contador.
Para que serve o XML?
O XML serve para:
Transmitir os dados da nota fiscal à Sefaz
Registrar a operação de venda ou prestação de serviço
Permitir a escrituração fiscal e contábil
Facilitar auditorias, cruzamentos e fiscalizações
Evitar erros no cálculo de impostos
Dar segurança jurídica à operação
Além disso, o XML pode ser utilizado para importar automaticamente os dados da nota para sistemas de gestão, facilitando o controle de estoque, financeiro, contas a pagar e contabilidade.
Como o contador utiliza o XML?
O contador usa o XML para:
Escrituração fiscal das compras e vendas
Cálculo de tributos como ICMS, PIS, COFINS e ISS
Geração de obrigações acessórias como SPED, EFD e DCTF
Conferência de retenções e classificações fiscais
Controle de movimentações entre empresas
Sem o XML, o contador não consegue fazer essas entregas corretamente.
Por isso, é essencial que sua empresa disponibilize todos os XMLs de notas emitidas e recebidas.
Preciso guardar os XMLs? Por quanto tempo?
Sim. De acordo com a legislação fiscal, tanto o emitente quanto o destinatário devem armazenar os XMLs por pelo menos 5 anos, contados a partir da data de emissão.
Isso vale para:
NF-e (Nota Fiscal Eletrônica)
NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica)
NFS-e (Nota Fiscal de Serviço Eletrônica, em alguns municípios)
Se a empresa for fiscalizada e não apresentar os XMLs, pode sofrer penalidades como multas e autuações.
Quais são os erros mais comuns com XML?
Salvar apenas o PDF da nota e ignorar o XML
Não enviar o XML ao contador
Perder os arquivos por falta de backup
Armazenar de forma desorganizada (sem data, sem CNPJ)
Deixar de baixar XMLs de compras emitidas contra seu CNPJ
Usar sistemas que não gerenciam XML de forma automática
Existe forma automática de baixar e organizar os XMLs?
Sim. Atualmente, empresas mais organizadas usam sistemas de gestão (como o ODVIX) que se integram com a Sefaz e conseguem:
Importar XMLs de notas emitidas contra o CNPJ da empresa
Armazenar e classificar os XMLs com segurança na nuvem
Gerar relatórios contábeis e fiscais automaticamente
Essa é a forma mais segura, rápida e confiável de lidar com documentos fiscais eletrônicos.
Como a ODVIX pode te ajudar com isso?
A ODVIX é uma plataforma de gestão que centraliza todas as rotinas fiscais e financeiras da sua empresa, inclusive a emissão, recebimento, armazenamento e organização de XMLs.
Com a ODVIX, você pode:
Emitir NF-e, NFC-e e NFS-e com geração automática do XML
Armazenar todos os XMLs em um ambiente seguro e acessível
Baixar notas fiscais emitidas contra seu CNPJ direto da Sefaz
Compartilhar XMLs com seu contador
Manter o compliance fiscal e evitar penalidades
Além disso, todos os seus documentos ficam organizados por data, fornecedor, tipo de nota e situação o que facilita auditorias, conferências e obrigações acessórias.
O XML é mais do que “um arquivo técnico”.
Ele é a nota fiscal em sua essência, reconhecida pela Receita, utilizada pelo contador e exigida em fiscalizações.
Guardar apenas o PDF é um erro.
Não organizar os XMLs pode gerar prejuízos sérios.
Fazer isso tudo manualmente é possível, mas pouco eficiente.
Por isso, automatizar o controle de XMLs com um sistema como a ODVIX é o caminho ideal para empresas que querem crescer com segurança e organização. Clique AQUI e saiba mais!
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